Negocjacje bez planu? To jak granie w ruletkę. Mogą kosztować nawet 60 proc. potencjalnych zysków

Negocjacje to chleb powszedni w biznesie. Są obecne wszędzie – przy spotkaniach z klientami, w rozmowach z dostawcami czy podczas ustaleń między działami. To one często decydują, czy projekt zakończy się sukcesem, czy skończy się kosztowną wpadką i utraconą szansą. Mimo to w wielu firmach wciąż podchodzi się do nich jak do improwizacji, zamiast traktować je jako proces oparty na zbiorze dobrych praktyk i standardów negocjacyjnych, które można przygotować, rozwijać i udoskonalać. A różnica jest ogromna – firmy, które korzystają ze sprawdzonych standardów, potrafią nie tylko chronić swoje marże i szybciej zamykać rozmowy, ale też budować znacznie trwalsze relacje z partnerami.

Globalne badania nie pozostawiają wątpliwości. Firmy, które wdrożyły spójne standardy negocjacyjne, zwiększyły dochód netto średnio o ponad 40%. Te, które działały intuicyjnie i bez planu, potrafiły stracić nawet 60% zysków. To twardy dowód, że negocjacje nie są dodatkiem do działalności biznesowej – są jej fundamentem.

– Konkretne dane pokazują, że firmy często mają kłopot z ustrukturyzowanym podejściem do negocjacji. Często płacą za brak przygotowania – i to słono. Stracony kontrakt, obniżona marża, czasem nawet reputacja. To naprawdę kosztuje miliony. Opieranie negocjacji na intuicji i doświadczeniu pojedynczych pracowników to prosta droga do poważnych strat finansowych – podkreśla Jacek Słoma, ekspert do spraw negocjacji z firmy Scotwork.

Fundament sukcesu

Największym problemem wciąż jest przygotowanie. Większość menedżerów przyznaje, że to najważniejszy etap, ale w praktyce sprowadza się on często do zebrania kilku podstawowych informacji. Badania przeprowadzone na ponad sześciu tysiącach negocjatorów pokazują jasno: tylko połowa naprawdę siada do przygotowań, a zaledwie co czwarty potrafi jasno określić cele i pytania do drugiej strony. Jeszcze gorzej wygląda kwestia planu B – ponad 80% negocjatorów w ogóle go nie ma, a 85% nawet nie sprawdza, czego tak naprawdę chce partner w rozmowie. Efekt? Większość spotkań zaczyna się od chaosu, a negocjacje szybko wymykają się spod kontroli.

– Trzeba to sobie jasno powiedzieć: samo „przygotowanie” nie zawsze oznacza gotowość do rozmowy. Problem nie leży w tym, że tylko połowa menedżerów siada do przygotowań, ale w tym, że wielu z nich robi to w niewłaściwy sposób. Odpowiednie przygotowanie to nie tylko zbieranie danych, ale ich analiza oraz odpowiednie użycie. Bez tego negocjacje stają się loterią – dodaje Jacek Słoma.

Przygotowanie obejmuje analizę celów, ustalenie priorytetów i decyzję: z czego możemy zrezygnować, a czego nie oddamy za żadną cenę. To także umiejętne gospodarowanie informacją – wiedzieć, jakie dane zdobyć, co ujawnić, a co zachować dla siebie. Kluczowa jest również strategia ustępstw – przemyślenie, co możemy zaoferować i czego w zamian oczekujemy. Dopiero takie podejście daje kontrolę nad rozmową i pozwala świadomie zarządzać jej przebiegiem.

– Arena negocjacyjna to nie scena, lecz obszar, w którym strony mogą dojść do porozumienia. Im lepiej jesteśmy przygotowani, tym większa nasza kontrola nad tym obszarem – podkreśla ekspert.

Porządek w negocjacjach

Rozwinięty system negocjacyjny to nic innego jak zestaw standardów i dobrych praktyk, które obowiązują w całej organizacji. Każdy korzysta z tych samych narzędzi, mówi tym samym językiem i nie traci czasu na wymyślanie koła od nowa – sięga po prostu do doświadczeń z poprzednich negocjacji. Dzięki temu podejście jest przewidywalne, powtarzalne i nie opiera się tylko na intuicji jednej osoby, ale na sprawdzonych w firmie zasadach działania.

– Firmy, które wdrożyły formalne standardy negocjacyjne, nie tylko szybciej zamykają rozmowy, ale też skuteczniej bronią swoich marż i potrafią budować trwalsze relacje z partnerami. Z doświadczeń wynika, że tam, gdzie negocjacje potrafiły się ciągnąć rok albo dłużej, po uporządkowaniu zasad aż trzy czwarte kontraktów udaje się domknąć w mniej niż dwa miesiące – zaznacza ekspert. – Negocjacje to jednak nie tylko liczby i marże. Coraz częściej chodzi o relacje – o to, żeby dobrze zrozumieć potrzeby drugiej strony, dopasować się do jej celów i zbudować zaufanie. Struktura wcale tego nie ogranicza, wręcz przeciwnie – daje poczucie jasnych reguł, a to bardzo ułatwia długofalową współpracę – mówi Jacek Słoma.

Inwestycja, która się zwraca

Klienci są dziś lepiej przygotowani niż kiedykolwiek wcześniej. Raporty pokazują, że większość z nich robi własny research przed spotkaniem. To oznacza, że druga strona często przychodzi do negocjacji z solidnym zestawem argumentów i oczekiwań. Negocjator, który opiera się wyłącznie na intuicji, oddaje inicjatywę, zanim padnie pierwsze pytanie. Dlatego tak ważne jest, by być o krok przed partnerem – a to możliwe tylko dzięki wdrożeniu standardów negocjacyjnych, opisowi zasad i wyposażeniu zespołów w kompetencje negocjacyjne.

– Klient przychodzi przygotowany, a Ty improwizujesz? To szybka droga do przegranej – mówi Jacek Słoma. – Brak planu w negocjacjach oznacza straty: niższe przychody, słabszą reputację i gorsze relacje z partnerami. Plan daje odwrotny efekt – większe zyski, krótsze rozmowy, mocniejsze marże i trwalsze relacje. Dziś, gdy klienci są wymagający, a konkurencja coraz ostrzejsza, profesjonalne podejście do negocjacji to już nie opcja, tylko warunek przetrwania i przewagi – dodaje ekspert.

Źródła: